経営事項審査などの申請・入札業務を効率化
専任技術者の配置管理にも活用へ

戸田ビルパートナーズ株式会社: 建築業界では、業務に携わる社員が保有する資格情報の提出が求められるため、正確な資格管理が必須となります。戸田ビルパートナーズ株式会社では今回、全社員の資格管理を一元化するためにSkillnoteを導入。その背景と導入後の成果について、ICT推進室の戸円さんと、総務の渡辺さん、瀧上さんにお話を伺いました。
導入前の期待: 部門別に異なる資格台帳で行われていた資格管理の全社的な可視化・共有。; 必要に応じた資格者の検索や、資格情報の取得。
導入後の効果: 資格の一元管理が実現し、全社員が保有している資格が可視化された。; 各種申請に必要な情報を瞬時に検索し、すぐに一覧表などを作成できるようになった。

部門別に異なる資格台帳が存在。資格確認の問合せやチェック作業に追われていた

ー資格管理に関わる業務について、Skillnoteを導入する以前はどのように運用していましたか？

渡辺さん（以下、敬称略）：部門ごと、必要に応じた資格管理を行っていました。総務では年に1回、部門で管理している社員の資格台帳を提出してもらい、業務に直接関係があるか否かは問わず、とにかく各社員が持っている資格の把握を行っていました。

ー当時の管理業務において、どのような悩みや課題があったか教えてください。

渡辺：資格の名称が略称で記載されていることや、表記が統一されていない状態で情報が集まることがありました。また、人によって有効期限の記載が無いなど、厳密な資格管理ができているとは言えませんでした。

戸円さん（以下、敬称略）：最も大きな問題だったのは、全社として資格情報の一元管理ができていなかったことです。本来は、総務で資格を一括管理したいと考えていましたが、資格利用の目的の違いから、部門によっては資格に関する資格台帳が異なっているケースもありました。

複数の資格台帳が存在するため、本当にその社員が資格を取得、保有できているのかを確認するためには、総務から各部門への問い合わせが必要でした。合格証書や資格者証と照合するなど、正確な情報の確認は非効率でした。

ICT推進室室長　戸円さん

システム化を検討するにあたり、3つの機能が課題とマッチした

ー資格管理のシステム化が進んだきっかけは何でしたか？

渡辺：建設業では、業務に従事する社員の資格申請が重要であり、私たちはそれを常に正確に行わなければなりません。
総務では、部門から提出される資格台帳から必要な情報を取り出す必要があります。しかし、部門によって資格台帳の形式が異なるので、正確性を担保するためには各部門への問い合わせが必要でした。資格者証などを個別に集める作業が頻繁に発生するため、資格申請の業務には何日もの時間がかかっていました。
こうした下準備に本来の目的である、申請・入札の業務が追われてしまうことがあり、資格管理を効率化するシステムを検討することになりました。

ー Skillnoteを導入する決め手になったポイントを教えてください。

戸円：システムの検討をはじめてSkillnoteを知り、機能面で3つのポイントが当社の課題と合致したため、導入を決めました。

1つ目は、有効期限の確認などをはじめとする、資格情報の一元管理ができることです。情報が可視化されることで、情報の利活用に繋がります。
2つ目は、資格情報の本人申請から上長承認までのフローを仕組み化することです。速やかなデータ作成は、資格情報の収集業務を省力化します。
そして3つ目は、資格だけではなく、建築業界特有の業務経験や経歴などの情報が保存できることです。こうした情報は人材育成へ活用できます。

総務部主査　渡辺さん（オンラインでのご参加）

資格や業務経歴の一元管理だけではなく、専任技術者の配置状況を可視化

ー Skillnoteを導入いただいてから、実際に効果を感じている場面がありましたら教えてください。

戸円：全社員の保有する資格情報に加えて、個々人がこれまでに経験してきた業務経歴も一元管理できるようになったため、その内容を踏まえた人材配置やプロジェクトへのアサインができるようになりました。

また総務以外の部門でも、Skillnoteの機能を活用しています。例えばビル管理部門では、専任技術者の管理を行うようになりました。

ビル管理の専任技術者は、他の建物管理と兼任することができないので、1物件につき1名のローテーションを組む必要があります。しかしこれまでは、その技術者の資格情報や、専任の状況がリアルタイムに更新されていない状態だったため、正確な情報を確認するのに時間と手間がかかっていました。Skillnote導入後は、資格の所有者だけでなく、専任技術者の配置状況も一覧で確認できるようになりました。

ー本社だけではなく、各支店でも資格管理ができるようになっているそうですね。

渡辺：はい。入札を行うために資格情報を提出する際、これまでは、都度本社に問い合わせてもらう必要がありました。しかし現在は、各支店側でも最新の資格一覧表をすぐに作成できるようになっています。

瀧上さん（以下、敬称略）：私はSkillnoteの導入、運用開始後に業務を引き継ぎました。操作方法について頻繁に問合せをしたのですが、導入の背景の説明からとても丁寧に対応してくださいました。各支店でSkillnoteの活用が進んでいるので、以前のような資格の問い合わせを受けることはほぼありません。

渡辺：私たち総務が行っていた作業も、かなり効率化されました。本人から、Skillnote上に資格者証など確認書類を含めた情報が、随時登録・更新されるようになったため、その都度確認を取る必要がなくなりました。必要に応じて情報を取り出せるので、作業時間は以前と比べると大幅に短縮できています。

総務部主査　瀧上さん

社員の育成や教育にデータを活用していきたい

ー今後、Skillnoteをどのように活用していただけそうでしょうか？

戸円：全社員の保有資格情報、業務経歴などのデータが出揃い、リアルタイムで更新できる仕組みが整ったので、今後はこのデータを人材配置だけではなく教育にも活用を推進してきます。

もちろんこれまでも当社では社員教育を行ってきましたが、明確なデータを基にした各部門、または全社での教育計画の策定が可能となりました。特に、新人から中堅社員の育成に取り組みたいですね。社員の総合力でより多くのお客様から信頼をいただき、業績向上へ繋げるため、個々の社員が積んでいる業務経験や、保有する資格を最大限に活用していきたいと考えています。