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2024.4.24
人材不足の状況では、新たに加わった新入社員や中途社員を戦力化するために速やかに育成する必要があります。しかし、ただでさえ忙しい状況の中で、時間をかけて丁寧に教育を行う時間を確保するのは困難です。
そこで多くの製造業では、忙しい中でも速やかに従業員を成長させる取り組みとして、OJT教育を取り入れています。この記事では、OJTの概要やOFF-JTとの違い、OJTのメリット・デメリット、OJTに取り組む際に押さえておくべきポイントを解説します。
OJTとはOn the Job Trainingの略称です。OJTは、仕事の進め方を把握している上司や先輩がトレーナーとなり、実際の仕事を通して仕事を覚えてほしいトレーニーとなる部下や後輩に、教育を行うことを意味します。
OJTは、仕事を進める上で必要となる知識やスキル、能力を実践形式で身に着けることを可能とし、新人の従業員を即戦力化するために効果的な人材育成手法のひとつです。
OJTの目的は、主に教育対象者であるトレーニーの能力向上だけにあると考えられがちです。しかし、実際にはトレーナーの能力向上や職場の環境改善にもつながります。
そこで、トレーニーとトレーナー、職場環境のそれぞれの観点からOJTの目的を解説します。
テキストや手順書などの座学で仕事を進めていくための必要な知識を学ぶことは重要です。しかしそれだけでは必ずしも実務をスムーズに進められるようにはなりません。勘・コツ・ノウハウは言語化が難しい「技能」であり資料に落とし込みにくく、身に着けにくいものだからです。
そこで、OJTで実際に仕事に取り組みながら教育を行えば、言語化できない内容を把握でき、トレーニーがうまくできない点を重点的に教育してもらえます。その結果、一緒に取り組んだ仕事について即戦力化が期待できるでしょう。
また、OJTで学んだ内容をマニュアルや手順書復習を使って復習したりすること、トレーナーからのフォローアップを受けることで、より効果的な技能の定着につながります。
OJTで教育を行うことは、教育を受けるトレーニーだけでなく、教育を行うトレーナー側の能力向上にもつながります。
トレーニーに仕事を教えるためには、勘やコツ、ノウハウなどの、感覚的に取り組んでいた内容を言語化することが必要です。説明のために言語化を進めることで、自分自身の理解を深め、そこから新たな気づきを得られる可能性があります。
トレーニーの理解を深めるためにはさまざまな教育方法を試すことが重要です。その過程で教育レベルの向上も期待できます。繰り返し取り組むことで、マネージャーに求められるスキルを身に着けることができるでしょう。
繰り返してOJTを実施することは、教育のノウハウを言語化して職場に蓄積することにつながります。蓄積したノウハウを活用することで、従来よりも高い質の教育を提供できるようになり、教育環境の改善が期待できます。
OJTと関連した教育の取り組みとして、OFF-JT（OFF the Job Training）があります。OFF-JTは実際の業務とは離れて教育を受けたり、職場外の研修を受講したりする取り組みのことです。
OJTでは、実際の業務への取組みを通して仕事の進め方や勘・コツなどを身に着けます。一方でOFF-JTでは、業務の中では断片的になり抜け漏れが生じてしまいがちな体系的な知識や形式知を学ぶことが可能です。
新たに加わった職場のメンバーが成長していくためには、OJTだけでもOFF-JTだけでも不十分であり、両者をうまく組み合わせることで効果的な教育につながります。
OJTを行うことで、以下のようなメリットが得られます。
自社の業務内容に合致した教育を外注する場合、専門的であればあるほど適切なレベルの教育を行える外注先は限られます。また、同一内容の教育が必要な対象者が少ないことで、外注費用が高額になってしまう場合もあるでしょう。
このような教育を社内リソースによるOJTで賄うことができれば、教育タイミングをうまく調整してコストを抑えられます。コストを抑えられれば、浮いたコストを別の人員・内容の教育にあてることも可能です。
あらかじめ作業内容と必要な知識レベルが把握できている業務であれば、OFF-JTで計画的に体系的な知識学んでいくことも可能です。しかし、すべて計画通りに進むような機会は多くありません。
OJTによる教育であれば、業務に必要なスキルを必要なタイミングで教育することが可能です。必要なときに求められている内容の教育を行うことで、教育後に実務を進める際、教育の成果を高めることができます。
新人や中途入社の従業員の場合、業務に慣れるために類似の業務を繰り返して行う機会が多くあります。
マニュアルや手順書に従って仕事をしていても、手順は覚えるもののそこから新たな気づきを得ることはできません。一方、OJTであれば、フィードバックをすぐに行えるため、同様の業務を行う際に改善した方法で実践できます。
このように試行錯誤のサイクルを高速化し、1回あたりの気づきを増やすことによって、トレーニーを短時間で成長させられます。
同じ職場で働いていても、同僚の能力を正確に把握することは簡単ではありません。さまざまな業務の中で何を得意としていて、何が苦手なのか。それぞれの業務はどのレベルまで対応できるのかを把握することは、一緒に仕事をしていく上で重要なポイントです。
トレーニーの業務レベルを正確に把握するためには、「たまたまできたのか」「きちんとプロセスを理解していたからできたのか」など、結果からは見えない過程をきちんと把握することが重要です。
OJTで仕事を進めていけば、結果だけでなく過程も含めてトレーニーの業務レベルを把握することができます。その結果、任せる仕事のレベルを調整し、教育計画の精度を向上させられます。
一緒に仕事を進めていくうえで、職場メンバーとの信頼関係を構築することは大切です。特にトレーナーは、トレーニーから信頼されなければアドバイスを聞き入れてもらうことはできません。
OJTでは、高い頻度でコミュニケーションを取ることが成功の秘訣です。コミュニケーションの回数が多いほど信頼関係を構築しやすくなりますので、OJTは関係構築の手段として効果的です。
OJTにはデメリットもあります。あらかじめデメリットを把握した上で、対策を取ることが重要です。
OJTは、業務に必要なタイミングで必要な内容を重点的に教育します。OJTを通して仕事を進めるために必要な知識を習得し、プロセスを理解することができます。しかし、関連する内容を含めた体系的・網羅的な知識の取得には向いていません。
幅広い業務に柔軟に対応するためには、自身が取り組む業務全体に加えて、関連する範囲まで体系的・網羅的な知識やノウハウを獲得しておく必要があります。
OJTで十分に賄うことができない場合には、外部セミナーを受講するなどの計画的なOFF-JTで補完することが大切です。
一般的に、OJTトレーナーはトレーニーの模範となる人材が望ましいため、知識・経験が豊富なメンバーが選定されます。しかし、そのような人材は重要な戦力となっていることが多く、多くの仕事を抱えています。
限られた時間の中で、自身の担当業務に加えてトレーナーの役割を担うことは簡単ではありません。場合によっては、トレーニーをほったらかしにしてしまい、周囲からネガティブな印象を持たれてしまうこともあるでしょう。
トレーナーとしての教育に必要な時間をあらかじめ社内で調整しておくことがOJTを効果的に進めるコツです。
OJTを行う場合、一人のトレーニーに対して一人のトレーナーが充てられることが一般的です。トレーニーが行う業務がトレーナーと同じ場合には問題ありませんが、そうではない場合もあり、専門外のOJTを行わざるを得ない場合があります。
専門外の業務の教育は専門の担当に比べるとうまくできません。そのため、トレーニーの成長が遅れてしまう場合もあります。そこで、トレーナーによって教育レベルのばらつきがあることを前提に、職場全体がトレーナーとしての意識を持つことが重要です。そうすることで高い質の教育を行うことが可能となるでしょう。
OJTでは、一緒に仕事をする時間が長くなるため人としての相性が重要になります。しかし、トレーナーとトレーニーはそれぞれ人間である以上、相性が良い悪いはどうしても生じてしまします。
相性が悪く、教育が効果的に行えないというリスクがあります。そのため、どうしても相性が悪い場合にはトレーナーを変更することも考慮しましょう。
また、上司や周囲の関係者も他人事にせず、トレーナー・トレーニーのそれぞれと十分なコミュニケーションを取り、関係が悪化する前に対策を取ることが重要です。
OJTを成功させるためには、失敗する原因を把握しておくことが重要です。これらを把握しておけば、あらかじめ対策を取れるでしょう。
OJTがうまくいかない原因としてもっとも多いのが、トレーナーの多忙さです。本業務が忙しいことでトレーニーを指導する時間を確保できず、トレーニーも気を使って質問しにくい状況となってしまいます。
トレーニーには、トレーナーや周囲の従業員にいつでも気軽に質問をしていいことを理解してもらうことが大切です。トレーナーが質問しやすい環境をつくり、トレーナー以外の従業員もトレーニーの質問に気軽に答えるようにしましょう。
トレーナーが選定されていたとしても、すべてをトレーナーに任せてしまってはうまくいきません。職場全体がサポートの意識を持ったうえで、業務調整や教育内容の整理を行うなど、トレーナーへの十分なサポートが必要です。
トレーナーへのサポートは上記以外にも、トレーニーの教育責任を背負うことで生じるメンタル面のケアなどがあります。
サポートが必要なのは、トレーナーだけではありません。トレーニーは慣れない職場環境で慣れない業務に取り組んでおり、精神的に負荷が大きい状態です。
業務内容を教育するだけでなく、雑談で安心させたり教育状況の確認をしたりして「心理的安全」を確保することが効果的です。不安を感じていることを前提に、頻繁にコミュニケーションを取ると良いでしょう。
トレーニーの教育を行う際には、「いつ・どのような仕事を任せるのか」「そのためにどのようなスキルを身に着けさせるのか」といった計画を立てて取り組むことが必要です。
しかし、トレーナーの工数不足や突発業務への対応などで、計画通りに教育が進まないことも少なくありません。
そのため、立てた計画をベンチマークにOJTを進めながらも、計画だけに固執して進捗具合に一喜一憂しないように心がけておくといいでしょう。
OJTをうまく進めるためには、以下のようなコツを押さえておくことが重要です。
OJTにおいて教育計画を立てておくことは重要ですが、突発的な事象の発生や見積もりの甘さから、計画を厳密に守ることは困難です。そこで、あらかじめ遅れや変化が生じることを前提に、柔軟な計画にしておくことが望ましいです。
教育の見直しをする際には、PDCAサイクルを活用するといいでしょう。計画（P）に対する「DCA」の結果を次の「P」に反映することが重要です。
繰り返しになりますが、トレーニーのOJTを行うトレーナーを一人に任せるのではなく、職場全体で行う仕組みを構築することが重要です。トレーナーだけに任せるとトレーナーの業務負荷が多くなり、OJTがうまくいかないリスクが生じます。
メインのトレーナーを一人選定したうえで、フォロー役なども定めてうまく役割分担するといいでしょう。また、職場全体が「トレーナーであること」を意識しておくことも重要です。
業務経験の浅いトレーニーにはわからないことが多く、質問や相談といった主体的なアクションを取ることが難しい場合があります。しかし、相談がないからと放っておくことは得策ではありません。トレーナー側から定期的にフォロー・コミュニケーションを行うといいでしょう。
トレーニーへのフォローはトレーナーだけが行うのではなく、職場全体で行いましょう。職場の「心理的安全性」を高めることで、トレーニーは不安を感じずに、安心して業務に取り組めます。その結果、スムーズな成長が期待できます。
OJTで業務の進め方を丁寧に教え込んだとしても、トレーニーが一度で業務プロセスや勘、コツまで習得することは困難です。
ある程度のレベルに到達するまでは複数の業務に取り組むのではなく、同じもしくは類似の業務に繰り返し取り組んでもらい、徐々に業務レベルを高めていくのが良いでしょう。
それを繰り返していくつかの業務をある程度のレベルまでできるようになれば、複数の業務を平行して取り組むことも可能です。
トレーナーはある程度の経験を積んでいるため、「この業務はこう進めるのが望ましい」という考えを持っています。しかし、それをトレーニーに押し付けすぎることは望ましくありません。
ゴールに到達するための仕事の進め方は決してひとつではないことを理解して、自分の進め方を押し付けないようにしましょう。押し付けることで、トレーニーが自分で考えなくなったり、自分の進め方を否定されたと感じたりする恐れが生じます。
トレーニーに自分で考えてもらい、トレーニーの進め方を尊重することで、トレーナー自身も別のアプローチの存在に気づかされることももあるでしょう。
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