年間400時間の管理工数を削減。ココイチの味と品質を受け継ぐ人材の成長を促進

年々複雑化するスキルマップ。管理者の負荷軽減が課題となっていた

ー システムの導入を検討するきっかけや背景を教えてください。

新本さん（以下、敬称略）：当社は栃木県、愛知県、佐賀県に自社工場を持っており、それぞれがISO9001認証を取得していました。2018年から2020年にかけては、食品の安全に特化した更に厳格な国際規格FSSC22000の認証を取得することになり、約300人いる従業員一人ひとりのスキルや保有資格、教育状況などを、これまで以上に細かく管理する必要が生じたのです。

薄井さん（以下、敬称略）：これらの第三者認証では、製品を作るにあたって必要な従業員の力量を明確にし、適切に評価・管理することが求められます。当社ではカレーソースの種類ごと、作り方の工程に合わせスキルや資格について膨大な情報を管理しています。従業員の保有スキル状況、教育の予定、実施日、教育対象者、講師など、それらの情報を全てエクセルに入力し、記録の整合性も確認する必要があり、とても大変な作業でした。

更に従業員に対する教育計画の告知は、管理者側が毎月のようにエクセルからその月に実施すべき教育と、教育対象者をホワイトボードにまとめて書き起こしていました。このやり方だと、漏れが発生するリスクも高く、どうしてもマンパワーがかかるので管理の限界を感じていました。

ー 日々の運用の中で、様々な苦労をされていたのですね。その他の場面では、どのような課題がありましたか？

薄井：そもそものスキルや資格の更新に手間がかかる上に、運用が年々複雑化しているということも課題でした。自分たちで内部監査を行ってみると細かい運用不備がどうしても見つかることがあります。その都度セルの色を変え、内容を付け加えるなど、新しいルールが追加されることで、エクセルでスキルマップを運用する仕組みやルールそのものが、複雑で使いにくいものになってしまっていました。

第三者認証に耐えうるスキル管理。可能だったのはSkillnoteのみ

ー システム検討にあたり、比較したシステムは他にありましたか？

藤井：他にも2-3社ほど、「スキル管理」を謳う人事システムをあたりました。しかし、必要な製造工程を細かく入力でき、資格の期限管理などが可能で、さらに第三者認証の力量管理にも対応しているのは「Skillnote」だけでした。当社のように、永年第三者認証を取得している会社や他の製造業にとっても、一番マッチするシステムだと感じました。

ー 実際の導入では、どのようなことを工夫されましたか？

藤井：以前に別のシステムを導入した経験から、運営の体制やスケジュールについて、抑えるポイントは事前に整理していました。Skillnote導入においては、生産管理部を事務局として、各従業員ができる限りスムーズに使用を開始できるよう、計画立てて実行していきました。

新本さん（以下、敬称略）：Skillnoteの担当者の方にも協力してもらい、できるだけ手厚く、各工場に対する説明会を行ったり、活用につなげるための講習会を開いたりしました。それもあって、システムのスムーズな導入・活用に繋がったと思います。

年間400時間、100万円相当の工数削減に成功

ー 全工場に導入完了したのが2021年9月。約1年が経過したわけですが、 Skillnoteを導入してからどのような変化がありましたか？

薄井：作業負荷はかなり軽減できています。生産管理部で計算したところ、年間で合計400時間、およそ100万円相当の作業工数の削減に繋がっています。内訳はスキルの承認や記録の整合性確認、日々の運用に関する作業や、年に1度翌期に向けて行っているスキルマップの移行作業など、作業時間が大幅に短縮されました。それまで当社のスキルマップは、様々なパターンを想定して年々複雑化してしまっていました。そのルールを読み解き、人員の異動や増減に合わせて新しいシートに反映する作業は大変なものでしたが、今は画面上で簡単に作成できるようになりました。

ー 作業の負荷軽減以外に、手ごたえを感じることはありましたか？

藤井：必要な情報を、システム上で個別に検索できるようになったことは特に大きかったと思います。スキルごとの取得者数や育成計画中の従業員数がすぐに確認できるので、配置や応援要員を検討する際や、どのスキルを優先的に育成すべきか計画を立てる際にも役立っています。

工場内では、育成計画を確実に実施できる仕組みに繋がっています。 Skillnoteを導入したことによって、システムに入力した設定をもとに、「新しい計画が立てられた」「教育期間が始まった」「教育が遅れている」などの進捗情報が自動でメール配信されるようになりました。これらはかつて、管理側が手動でチェックしなければわからなかったことで、見落としてしまうリスクもありました。

FSSC22000の審査機関からも高評価。Skillnoteによりスキルマップは人材育成に繋がる本来の姿へ

ー FSSC22000認証について、最近また更新審査を行われたとのことでしたが、 Skillnoteを導入したことにより何か変化はありましたか？

藤井：今年Skillnoteを使い始めて、初めての更新審査をむかえました。当社はもともと、きめ細やかなスキル管理で一定の評価をいただいていましたが、運用においては、エクセルが複雑化し、かえって効率が悪くなっていることがハードルでした。ただ今年、新たに Skillnoteで行っている管理内容を審査機関に見てもらったところ、細かさと高度さを兼ね備えたスキル管理ができていると、非常に良い評価をいただくことができました。

ー 今後、Skillnoteに期待することを教えてください

薄井：教育を受ける側の若い従業員が、スキル管理を通して、自分自身の評価や今後の目標などを意識できるようになるといいですね。現場の従業員にとっても有益な仕組みになることを期待しています。

新本：そもそもスキルマップというのは、事務的な管理をするためだけのものではないんですよね。スキルマップを活用して従業員を育成したり、将来の人事計画につなげたりすることが本来の目的です。管理作業が軽減することで、その本来の使い方が実現できると考えているので、Skillnoteには業務効率化から人材育成の仕組みをつくる役割を期待しています。