常時80種類の専門資格の確認作業が、6分の1に減少しました。

総務部と各部署とで、別々に資格情報を管理。紙・エクセルでの管理が混在していた

ーこれまで資格管理に関してどのような課題があったか、改めてお聞かせください。

荒川さん（以下、敬称略）：当社で請け負っている仕事の多くは、そもそも特定の資格を持っていないと現場に入ることができません。現在、社内で管理する必要がある資格は、消防設備士や消防設備点検資格者を筆頭に、80種類にも及びます。

「Skillnote」を導入する以前は、およそ80名の社員が保有する資格の管理を、総務部と各部署とで別々に行っていました。それが紙とエクセルでの管理が混在していて非常に煩雑であり、法令違反リスクを回避するのに必ずしも十分とはいえない状況でした。そのため、より効率的で正確性の高い管理方法を模索していたのです。

ー具体的に、どのように管理していたのでしょうか？

安藤さん（以下、敬称略）：まず、資格を取得した社員が、資格証のコピーを総務宛に提出。そのコピーを総務部でファイリングして保管したうえで、エクセルの表に資格の有効期限などの情報を転記し、管理していました。

担当者として、私が定期的にエクセルをチェックし、有効期限のリマインドなどをできる限り行うようにしていたものの、そもそもの入力・転記ミスや、チェック漏れが起きないか不安がありました。

資格の有効期限を、プッシュ型で知らせる仕組みを構築

ー「Skillnote」導入後、資格管理の方法はどのように変わりましたか？

安藤：まず、資格を取得した社員に、「Skillnote」上で資格取得の申請をしてもらいます。資格証の提出は、紙からPDFデータの添付に変わりました。申請内容を所属長がシステム上で確認・承認すると、全社のデータベースに登録される仕組みになっています。

また、これまで目視で行っていた各資格の有効期限管理方法も、今は、「Skillnote」から資格の有効期限が近づくと、自動で本人と所属長にプッシュ型のリマインドメールが送られるようになっています。

ー今回、社長様に興味を持っていただいたのをきっかけに、「Skillnote」を導入いただきました。導入にあたって、苦労されたことはありますか？

荒川：現場で働く社員にとって余計な作業が増えることにならないか・・・という懸念はありましたが、想定していたよりもスムーズでしたね。資格手当の申請・受給にも関わる手続きなので、社員や所属長もすぐ対応してくれるようになりました。全社員に向けて操作説明会を行うなど、Skillnoteさんにもいろいろとサポートいただき、乗り切ることができました。

全従業員の資格情報が一元管理でき、60分の作業が10分に

ー「Skillnote」を導入いただいてまもなく半年が経ちます。業務が改善された手応えや成果などがありましたら、教えてください。

安藤：以前は、現場で社員の資格情報が必要になると総務部の私宛に問い合わせがきていました。 その都度、情報の使い途を確認したうえで該当する社員のデータを調べ、資格証のコピーを探すという作業を繰り返していました。
それが、今は「Skillnote」に最新の資格情報が集約されるようになったので、各部署の管理職と事務担当者にアクセス権限を渡し、部署内で対応してもらっています。技術者名簿も、現場や営業部がぞれぞれ必要に応じて作成するようになりました。

おかげで月におよそ2回×30分ほど行っていた作業とイレギュラーで発生していた総務への問合せ対応がほとんどなくなり、1ヶ月で5-10分ほどしか工数がかからなくなりました。

荒川：企業としては、総務と各部署が共通のシステムを使うことで、全社員の情報を一括管理できるようになったのが大きいですね。今まで、各担当者に頼っていた業務が仕組み化され、データの正確性が増し、人為的なミスが発生するリスクがかなり軽減されたと思います。

ー現場の方にも、何か変化がありましたか？

荒川：資格の有効期限を知らせるリマインドメールが、該当する社員と所属長に確実に届くようになったので、本人が忘れず対応しやすくなったのはもちろんのこと、所属長からの声かけも増えたと思います。

安藤： 新型コロナウイルス感染症の影響で講習にも人数制限などを設けている資格が多く、早めの申し込みが必須となっているんです。リマインドのおかげで早め早めに資格更新の講習を受けてもらえるようになりました。

資格管理のみならず、社員のキャリア支援や育成に有効活用していきたい

ー今後、「Skillnote」をどのように活用していこうと考えていらっしゃいますか？

安藤：導入から半年がたち、既存社員の資格管理についてはある程度、運用の仕組みが整ったので、次は、新たに入社する社員の登録フロー整備に着手したいと思っています。

荒川：いずれは事務的な資格管理からもう一歩踏み込んで、社員のキャリア教育、人材育成に有効活用できたらいいですね。
今、特定の資格を保有していないと担当できない現場が増えていることもあって、会社としても、社員がどんどん新たな資格を取得することを推奨しています。 次はどの資格取得やどんな経験を積めばよいのか、一人ひとりに提案できるようにしていきたいと考えています。