社員管理システムとは？ 主な機能、メリット、製造業にとって重要な理由

人材不足や原材料費の高騰など、製造業にとって厳しい状況が続いています。この状況のなかでさらに成長していくためには、従業員が快適に仕事のできる職場作りをしていくことが重要です。そこで注目したいのが、社員管理システムの活用です。従業員に関する情報を一元管理することで適材適所な配置や育成に活かすことができ、事業の成長にもつながります。本記事では、社員管理システムの概要や、主な機能、メリット、製造業にとって必要な理由を解説します。

社員管理システムとは                 

社員管理システムとは、従業員に関するデータを一元管理して人事業務を効率的に進めるためのシステムです。個々の従業員の能力を見える化することで、適材適所の人材配置がしやすくなります。

員管理はExcelなどのツールでも可能ですが、不正アクセスや情報漏洩などのリスクが付きまといます。また、Excelや紙での作業はどうしても属人化しやすく、蓄積したデータを活用しにくい、といった弊害もあります。セキュリティに配慮された社員管理システムを導入することで、担当者のスキルに依存せずに、安心して社員情報を管理できます。

　

社員管理とは？                           

企業はヒト・モノ・カネ・情報などの資源を得て、製品やサービスを提供することでビジネスを成り立たせています。企業の目的達成のためには、それらの適切な制御・統制、管理が大切です。社員管理とは、その「ヒト」の情報を管理することです。社員管理の項目は多岐にわたりますがしっかりと管理することで、従業員のモチベーション向上や事業成長に寄与します。以下では、社員管理に関わる業務を解説します。

勤怠管理                     

勤怠管理とは、従業員の就業状況を把握し管理することです。タイムカード打刻やExcelでの手入力、社内システム、外部のクラウド系システムなどを利用して従業員の勤怠管理をするケースが多くみられます。労働基準法遵守はもちろんですが、巡業員の過重労働予防、正確な給与計算にもつながるため、適切な管理が重要です。

労務管理                     

自社の従業員が快適に業務を遂行できるように、労働に関する情報を管理することが「労務管理」です。勤怠管理のほか、就業規則の作成、給与計算、社会保険の手続きや福利厚生など、業務内容は幅広いです。

労務管理が適切にできていない場合、法令遵守ができない企業としてみなされるリスクがあります。

人材管理                     

人材管理とは、組織の戦略に基づき、経営資源の一つである「ヒト」を管理することです。人材マネジメントやタレントマネジメントとも呼ばれ、組織に必要な人材を採用し適所に配置、育成、評価していく一連の流れを意味します。

社員管理の目的      

なぜ社員管理が必要なのでしょうか？ ここでは社員管理の目的を紹介します。

業務の効率化              

社員管理の目的に、業務の効率化があります。社員を適切に管理することで、従業員の特性に合った配置が可能になります。自分が志向や経験、能力にあった仕事ができれば能力を発揮しやすくなります。業務の効率化につながります。

従業員のモチベーション向上

社員管理の目的の一つに、従業員のモチベーション向上があります。社員管理をすることで従業員のスキルや特徴が可視化され、適切に評価しやすくなります。自分の課題や評価が分かれば、次のステップや目標が立てやすくなります。

適切な人材配置                       

社員管理の目的の一つに、「適切な人材配置」があります。従業員一人ひとりの情報が可視化されてしっかりと管理されていれば、効果的な人材配置が実現しやすくなります。

人材育成         

社員管理を行う目的の一つに、効果的な人材育成があります。社員情報を一元管理することで、スキルやこれまでの経歴などが明確になり、本人の希望、スキル、適性などを考慮した人材育成が可能になります。

社員管理システムの主な機能      

ここでは、社員管理システムの主な機能を紹介します。

給与管理

従業員に支払う給与の計算や支払処理、明細の作成などを自動で行えます。家族手当や住宅手当など、個々に異なる諸手当も、人材データと紐付けて算出。支給額を自動で計算するため、Excelや紙での作業に比べて作業を効率化できます。

勤怠管理         

従業員の出勤・退勤時刻の記録をはじめ、残業時間や有休取得日数などを自動で集計できます。「フレックス制」や「裁量労働制」など、企業によって就労環境は異なりますが、企業ごとの勤務スタイルに合わせた勤怠管理ができます。

人事管理         

人事管理とは、従業員の個人情報を管理することです。管理する情報は、氏名、性別、住所、家庭構成といった「基本情報」の他に、スキル、社内の経歴、人事評価、労務情報など多岐にわたります。Excelなどでの管理では情報流出などのリスクが付きまといますが、社員管理システムであればセキュリティを強固にした上で、人事管理に関する業務を効率化できます。

評価管理         

人事評価における目標設定からフィードバックに至るまでの全工程を管理ができる機能です。従業員情報と評価情報を紐付けて評価フローを進められるため、評価業務が効率化します。

労務管理                     

社員管理システムには労働時間の管理や給与、福利厚生の管理のために必要な機能が用意されています。従業員の情報を複数の担当者で共有できるため、それぞれの担当者は各自の業務を効率的に進められます。

スキル管理      

従業員一人ひとりの情報がデータ化されて管理されているため、必要な資格やスキルを持った人材をすぐに抽出することができます。

製造業にとって社員管理が重要な理由   

製造業では管理するスキルが非常に複雑なため、社員管理のうち、とくにスキル管理が重要となります。下記では製造業に社員管理が必要な理由を解説します。

事業運営に必要なスキル・技術・技能を継承できる    

製造業にとって「スキル」や「技術」は事業の根幹をなす非常に重要なものです。しかし、人手不足や熟練技術者の高齢化にともない、事業運営に必要不可欠となるスキルや技術、技能の継承が困難になっています。スキル管理の考え方を取り入れ、事業に必要なスキルや技術を特定して若手に継承していく必要に迫られています。

従業員のスキルを適切に評価できる

製造業では、さまざまな技術を持つ人材が集まって1つの製品を製造します。そのため、個別のスキルの評価が非常に難しいという特徴があります。だからこそ、従業員一人ひとりのスキルや技術を可視化して、適切にスキル評価のできる体制づくりが重要です。スキルマップやスキル管理機能のある社員管理システム、もしくはスキル管理システムの導入は、従業員の適切なスキル評価のために必要不可欠です。

スキル管理の目的　                    

スキル管理とは、従業員が持つスキルを把握・見える化し、育成・評価・配置・教育に活用していくことです。ここではその目的について解説します。

スキルの把握  

スキル管理の目的の一つに、従業員のスキルの可視化があります。従業員一人ひとりどんなスキルを保有しているかを把握できれば、足りないスキルを補ったり、スキル情報をベースにした配置判断をできるようになります。また、ISO30414における11項目のうち、「スキルと能力」に関する項目を示せるという利点もあります。

スキルの維持管理        

製造業が事業を継続させるためには、企業にとって必要なスキルを保有し続けなければいけません。しかし、熟練技術者の定年退職などでそのスキルが不足する事態が想定される場合は、あらかじめ採用や育成によって手を打っておく必要があります。企業のスキル状況を正確に把握して継続的に保有していくためにも、スキル管理は重要です。

スキルに応じた人材配置         

スキル管理をする目的の一つに「人材配置の最適化」があります。適切にスキル管理がされていれば、上長の記憶に頼った配置は回避でき、従業員も自分が現在持っている、もしくは、今後伸ばしたいと希望しているスキル情報をベースに配属されるようになります。従業員のキャリアの志向性に合わせて間違いのない配置ができることに加えて、生産性の向上にもつながります。

スキルの観点に立った育成      

スキル管理は、従業員の育成においても効果を発揮します。従業員にどのようなスキルを習得させるかは、本人の希望だけではなく企業の事業戦略によっても変わってきます。

スキル管理を行うことで、企業はスキルの保有状況を正確に把握できるため、成長分野に対して重点的に教育投資できるようになります。

次世代へのスキル継承 

スキルのギャップ分析によって、企業が将来的に喪失する可能性の高いスキルを特定できます。そのため、企業は事業戦略に合わせてどのスキルを喪失させてはいけないかを客観的な情報をベースに判断することができます。事業運営に必要不可欠なスキルを特定したら、熟練技術者が退職してしまう前に、OJTやOFF-JTなどによってスキルや技術の伝承を計画的に促すことができます。

スキル管理の方法   

製造業にとって必要不可欠なスキル管理を実現するにはスキルマップやスキル管理システムの活用が有効です。下記ではそれぞれを解説します。

スキルマップの活用                

スキルマップとは、業務内容に関連するスキルを抽出し、それぞれの項目に関する各従業員のスキルレベルを表にしたものです。たとえば「報告」1つを取っても、「的確さ」「適切なツール選び」「正確さ」など、さまざまなスキルが必要です。それらのスキルを細かくチェックすることで、何をどう磨くべきかを可視化できます。スキルマップを作成したら、スキルマップに記載された情報をベースに人員配置を行い、効果測定をします。

スキル管理システムの活用      

スキル管理システムを導入することで、組織のスキルデータを一元管理し、可視化できます。従業員一人ひとりのスキルや資格、経験を把握できるため、客観的なスキルデータをベースにして間違いのない人材配置や育成計画を立案・実行できます。また、​Excelや紙での管理では抜け漏れが生じやすい資格の有効期限の管理や業務経験の記録もミスなく管理できます。

スキル管理システムを選ぶ際のポイント

せっかくスキル管理システムを導入しても、自社に合っていなければ使いづらいものになってしまいます。下記ではスキル管理システムを選ぶポイントを解説します。

導入目的に合っているか         

スキル管理システムは、種類ごとに機能も異なります。まずは導入する目的を明確にして選ぶことが大切です。導入目的を他の役員とも共有していれば「どのようなシステムが自社に必要か」という視点をブラさずに判断できます。

必要な機能が搭載されているか

導入する目的により、必要な機能は異なります。解決したい課題や目的を達成できる機能が備わっているかもしっかりとみきわめましょう。

使いやすいか  

システム導入後、誰が実際に使用するのかを確認しておきましょう。せっかく目的に合わせて選んでも、使用者が使いにくさを感じてしまえば継続利用が難しくなってしまいます。

セキュリティ対策はしっかりしているか          

データの暗号化や脆弱性診断など、自社が必要とするセキュリティ基準を満たしているのか確認してから導入しましょう。導入後に、自社の要件を満たしていないことが分かった場合、本来なら発生しなかった費用や労力がかかってしまいます。

サポート体制  

導入後のサポート体制はスキル管理システムを提供する企業によって異なります。サポート体制がどの程度充実しているのかもチェックしておきたいポイントです。

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