製造業における人事管理システムとは？ 主要機能、導入メリット、製造業特有の課題と解決策について解説

近年、企業の競争力強化において人材の有効活用はますます重要になっています。人事管理システムは、人事業務全般をサポートする強力なツールであり、人材を有効活用する上でも貴重なシステムです。本記事では、人事管理システムの概要、主な機能、導入メリット、人事管理システム導入時に考えておきたい製造業特有の課題と解決策を解説します。

人事管理システムとは？

人事管理システムとは、企業の人事部門が従業員に関するあらゆるデータを一元管理するためのシステムです。従業員の基本情報、雇用履歴、スキル、評価データ、給与情報など、人事業務に必要なさまざまなデータを体系的に管理し、必要に応じて活用できる環境を提供します。

近年、人事業務では従来の紙ベースやExcelによる管理が減り、人事管理システムを使うことが増えています。

紙ベースやExcelによる管理では、従業員の採用時や異動時にさまざまな事務手続きが発生し、人事部門は事務作業に追われがちでした。しかし、人事管理システムを活用することで単純な事務作業が減り、人事部門は人材配置の検討などより経営戦略に紐づいた業務に時間を充てられるようになりました。

人事管理の業務内容

人事管理の業務は多岐にわたりますが、一般的な5種類の業務を紹介します。

1. 採用

採用とは、新卒採用や中途採用など、企業が求める人材を獲得するための活動です。求人情報の作成、応募者の選考、面接の実施、内定の発行などを指します。

2. 配置・配属

配置・配属とは、従業員の能力や適性を考慮し、最適な部署や役割に配置する活動です。適材適所の人材配置により、組織全体のパフォーマンス向上につなげることができます。

3. 教育

教育とは、従業員のスキルアップやキャリア開発を支援する活動です。研修プログラムの実施、自己啓発支援、OJTなど、従業員の成長を促します。

4.勤怠管理

勤怠管理とは、従業員の労働時間を管理し、適切な労働環境を整備する業務です。出退勤の記録、残業時間の管理、休暇取得状況の把握など、労働基準法に準拠した適切な労働管理を行います。

5.タレントマネジメント

タレントマネジメントとは、適材適所の配置や効果的な研修・効率・評価などによって従業員の能力を最大限に引き出し、企業の成長につなげる戦略的な人事業務のことです。従業員のパフォーマンス評価、キャリア開発、後継者育成など、組織全体の人材価値を高める取り組みを含みます。

人事管理システムの主要な6つの機能

人事管理システムは、上記の人事管理に関する業務をサポートするシステムです。多岐にわたる機能を備え、人事業務全般をサポートします。

1.入社・退職の管理

従業員の採用時には、個人情報の整備や雇用契約など多くの業務が発生します。採用人数が多い場合には人事部門の負担はかなり大きくなります。人事管理システムでは、このような入社時の事務手続きを簡素化してくれます。退職時も同様です。

2.勤怠管理の機能

勤怠管理機能は、従業員の出退勤時間、残業時間、休暇取得状況などを正確に記録・管理します。ICカードやスマートフォンを活用した打刻システムとの連携により、リアルタイムの勤怠情報を把握できます。労働基準法に準拠した労働時間管理も可能です。

3.労務管理機能

労務管理機能には、社会保険や雇用保険などの各種手続き、年末調整、マイナンバーや雇用契約の管理などがあります。従業員の異動や昇進、退職などのライフイベントに伴う手続きを効率化し、人事部門の負担を軽減します。また、人事管理システムでは、閲覧権限なども設定できるので、情報セキュリティの面でも安心です。

4.給与管理機能

給与管理機能は、基本給や手当、賞与などの計算、源泉徴収や社会保険料の控除、給与明細の作成など、給与計算業務を自動化します。勤怠データとの連携により、残業代の自動計算や、年末調整処理業務などの効率化も可能です。

5.タレントマネジメント機能

タレントマネジメント機能では、従業員の目標管理、能力評価、キャリア開発、後継者育成などを行います。従業員の異動や評価の履歴、スキルなどを一元管理し、最適な人材配置や育成計画の策定に役立てます。

6.スキル管理機能

スキル管理機能は自社に所属する従業員が保有するスキルを可視化し、社内で共有できる情報として集約・活用できるようにします。タレントマネジメントの1種ですが、スキルを粒度細かく管理する必要のある製造業ではとくに重要です。

製造業では、スキルは一朝一夕に身につくものではなく長期間の育成が必要です。また、業種によっては資格取得が必須な業務もあります。業務を継続する上で、必要なスキルを保持した従業員の適切な人数の確保が欠かせません。

スキル管理機能では、スキルの棚卸しや定期的な更新により、組織全体のスキルマップを常に最新の状態に保つことができます。

人事管理システムを導入するメリット

人事管理システムの導入は、企業の競争力強化につながる多くのメリットをもたらします。

人事業務の効率化

人事管理システムの導入により、煩雑な人事業務を自動化し、担当者の負担の軽減が可能です。従来、紙の書類やExcelで管理していた従業員情報を一元管理することで、情報検索や更新が容易になります。また、申請・承認フローの電子化により、手続きの迅速化と透明性の向上にもつながります。

人事担当者は定型業務から解放され、より戦略的な人事業務に時間を割けるメリットがあります。

セキュリティの強化

人事管理システムでは、従業員情報を安全に管理し、情報漏洩リスクを低減できます。アクセス権限の設定により、閲覧・編集できる情報を役職や部署ごとに制限できるほか、操作ログの記録により、不正アクセスの検知や監査にも対応が可能です。

また、定期的なバックアップやデータ暗号化など高度なセキュリティ対策により、個人情報保護法やGDPR（General Data Protection Regulationの略。個人データの保護についてEUの各国に適用される法令）などの法令遵守も容易になります。

人為的なミスの抑制

人事管理システムの導入では、手作業によるミスを防止し、正確なデータ管理も期待できます。給与計算や社会保険料の算出など、複雑な計算を自動化することで、計算ミスのリスクを大幅に減少させます。また、データの入力チェック機能も誤入力の防止に効果的です。

従業員のモチベーション向上と戦略的な人員配置の実現

人事管理システムにより、従業員のスキルや経験、評価データなどを一元管理ができます。目標管理や定期的なフィードバックを通じて、従業員のモチベーション向上と成長の促進が可能です。

「業務歴〇年以上の技術人材が〇人、IT人材が〇人」など、組織全体を俯瞰した人事情報を簡単に分析できるようになるので、長期的な人員配置の戦略策定に非常に役立ちます。

スキル管理の実現

スキル管理機能では、従業員のスキルを可視化し、スキルをベースにした戦略的な人材配置や育成を支援します。また、スキルマップ機能により、組織全体のスキル分布を把握し、強化すべき領域や人材育成の優先順位を明確にできます。プロジェクトや業務に必要なスキルと従業員のスキルをマッチングさせることで、最適な人材配置を実現します。

さらに、スキルギャップの分析により、効果的な研修計画の策定や採用計画の立案にも活用できます。

製造業で人事管理システムを使うときの課題

人事管理システムは多くのメリットがある一方、製造業で扱う場合には注意が必要です。なぜなら一般的な人事管理システムでは、製造業特有の粒度の細かいスキル管理が難しいという課題があるからです。

把握しなければならないスキルが膨大

製造業では、製品や工程に関する専門知識、技術、資格など、多岐にわたるスキルが必要です。具体的には製品ごとの製造技術、品質管理のノウハウ、設備の操作・保守スキル、安全管理に関する知識、技能などが挙げられます。また、これらのスキルそれぞれに対し、1～5段階などの習熟度の管理も求められます。

人事管理システムの機能は、人事情報の集約や労務管理が中心のためこのような細かいスキル管理ができるシステムは少ないようです。

スキルに応じた人材配置や育成が必要：ギャップ分析も重要

製造業では、従業員のスキルと業務に必要なスキルのギャップを分析し、最適な人材配置や育成計画を策定することも重要です。業種によっては、交代勤務なども考慮しながら製造に必要なスキルを保持した人員確保なども求められます。現状の組織全体のスキルレベルと目標レベルとのギャップの可視化が必要です。効果的な研修プログラムや OJT の実施、メンター制度の導入など、計画的なスキル開発を推進することが製造業の競争力強化につながります。人事管理システムでは、スキルに基づく詳細なギャップ分析までは難しいのが実情です。

次世代への技術継承が急務

多くの製造業では、業務に必要なスキル・技術・技能の喪失の危機（高齢化による熟練社員の退職）に直面しています。長年の経験に基づく暗黙知や、マニュアル化されていない技術・ノウハウを次世代に継承することが急務です。

技術継承を行うにも、OJTでだけでは時間がかかりすぎたり、継承者と被継承者が1対1になりがちで特定の従業員にしか伝わらない、といった課題があります。多くの若手にスキルを継承するには体系的な育成計画が必要で、この育成計画の策定にも前述の組織全体のスキルのギャップ分析が重要です。

人事管理システムの導入も時間がかかるので、次世代への技術継承が急務となっている企業では、スキルマップやスキル管理システムの導入も検討したほうがいいでしょう。

適切なスキル評価が難しい

製造業では、個人で行う業務が少なくチームでの作業が多い、実技評価が必要など適切なスキル評価が難しい、といった特徴があります。技術や知識の習熟度を客観的に測定する基準の設定も容易ではありません。適切な評価指標の設定や、複数の評価者による多面的な評価、実技テストや成果物の評価など、製造業特有の業務特性に合わせた評価システムの構築が求められます。人事管理システムでは、このようなスキル評価機能まで兼ね備えるのは難しいと言えるでしょう。

製造業で人事管理システムを扱うならスキルマップやスキル管理システムの併用が不可欠

人事管理システムは、人事情報を取り扱う人事部門にとって非常に重要なツールであり、組織の人事戦略を考える上でもなくてはならないシステムです。しかし、製造業のような取り扱うスキルが膨大な業種では、主にスキル管理の側面において不足が多いとも言えます。このような不足を補うのが、スキルマップやスキル管理システムです。

スキルマップとは

スキルマップとは、組織内の各従業員の持っているスキルの一覧表です。 組織内のスキルの保持状況を把握し、計画的な人材育成を図るために使われます。

スキルマップを活用することで、従業員ごとのスキルの習熟度をマトリックス形式で可視化でき、強みや弱みを把握することができます。また、授業員だけではなく、組織全体のスキル分布も一目で分かり、スキルの偏りや不足している領域を特定できます。

スキル管理システムとは

スキル管理システムとは、従業員が保有するスキルを管理するシステムです。従業員のスキルや資格、経験などを体系的にデータベース化し、必要に応じて検索・抽出することが可能になります。たとえば、特定のスキルを持つ従業員を迅速に特定したり、プロジェクトに必要なスキルを持つ最適な人材を選出したりすることができます。

また、従業員のキャリア志向や強みを考慮した人員配置や、育成計画の策定、スキルギャップに基づく効果的な研修プログラムの実施にも活用できます。

さらに、従業員が保有するスキルを一元管理して可視化することで、計画的な人材育成・教育訓練や、戦略的な人材配置にも役立ちます。従業員の全体的なスキルのデータを経営戦略や事業計画の立案に活用することも可能です。

製造業では、専門的な技術やノウハウが競争力の源泉となるため、従業員のスキルを体系的に管理し、戦略的に活用することが重要です。スキルマップやスキル管理システムを人事管理システムと併用することで、組織全体のスキル状況を把握し、客観的なスキルデータに基づいた間違いのない人材配置や育成計画の立案、技術継承のための施策の実行が可能になります。

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人事管理システムにはどんな種類がありますか？

人事管理システムは、上記の人事管理に関する業務をサポートするシステムです。多岐にわたる機能を備え、人事業務全般をサポートします。

1.入社・退職の管理

従業員の採用時には、個人情報の整備や雇用契約など多くの業務が発生します。採用人数が多い場合には人事部門の負担はかなり大きくなります。人事管理システムでは、このような入社時の事務手続きを簡素化してくれます。退職時も同様です。

2.勤怠管理の機能

勤怠管理機能は、従業員の出退勤時間、残業時間、休暇取得状況などを正確に記録・管理します。ICカードやスマートフォンを活用した打刻システムとの連携により、リアルタイムの勤怠情報を把握できます。労働基準法に準拠した労働時間管理も可能です。

3.労務管理機能

労務管理機能には、社会保険や雇用保険などの各種手続き、年末調整、マイナンバーや雇用契約の管理などがあります。従業員の異動や昇進、退職などのライフイベントに伴う手続きを効率化し、人事部門の負担を軽減します。また、人事管理システムでは、閲覧権限なども設定できるので、情報セキュリティの面でも安心です。

4.給与管理機能

給与管理機能は、基本給や手当、賞与などの計算、源泉徴収や社会保険料の控除、給与明細の作成など、給与計算業務を自動化します。勤怠データとの連携により、残業代の自動計算や、年末調整処理業務などの効率化も可能です。

5.タレントマネジメント機能

タレントマネジメント機能では、従業員の目標管理、能力評価、キャリア開発、後継者育成などを行います。従業員の異動や評価の履歴、スキルなどを一元管理し、最適な人材配置や育成計画の策定に役立てます。

6.スキル管理機能

スキル管理機能は自社に所属する従業員が保有するスキルを可視化し、社内で共有できる情報として集約・活用できるようにします。タレントマネジメントの1種ですが、スキルを粒度細かく管理する必要のある製造業ではとくに重要です。

製造業では、スキルは一朝一夕に身につくものではなく長期間の育成が必要です。また、業種によっては資格取得が必須な業務もあります。業務を継続する上で、必要なスキルを保持した従業員の適切な人数の確保が欠かせません。

スキル管理機能では、スキルの棚卸しや定期的な更新により、組織全体のスキルマップを常に最新の状態に保つことができます。